Skip to main content

20.01.2025 16:35

Цифровизация

Как ПИК с помощью Vitro-CAD ускорил подписание документации с госзаказчиками на 50%

Застройщик вместе с «Витро Софт» разработал сервис, который автоматизирует подготовку и подписание рабочей документации.

Группа  ПИК – крупнейший девелопер Москвы и один из ведущих застройщиков страны, который включен также в перечень системообразующих организаций России. На сегодняшний день компания возводит в стране более 4 млн кв. м жилья, около 2 миллионов из них – в столице.  Также девелопер участвует в строительстве объектов по городской Программе реновации жилищного фонда в качестве генерального подрядчика. Так, ПИК активно работает и с госзаказчиком, что предполагает большой объем документации и согласований на разных этапах проекта. В это статье мы рассказываем о том, как девелопер упростил и оптимизировала процесс подписания рабочей документации с государственными заказчиками с помощью системы технического документооборота Vitro-CAD.

Несколько слов о Vitro-CAD 

Решение Vitro-CAD от российского разработчика «Витро Софт» – это специализированная система управления проектными данными и среда общих данных (СОД) для проектирования в области CAD (Computer-Aided Design, Система автоматизированного проектирования) и BIM (Building Information Modeling, Информационное моделирование зданий). 

Среда общих данных Vitro-CAD – гибкая и стабильная платформа, которая адаптивно подстраивается под рабочие процессы компаний и обеспечивает централизованный доступ к управлению проектно-технической документацией. 

С чего все начиналось, или почему понадобилась новая разработка 

Так как Группа ПИК работает по госзаказу – возводит для москвичей дома в рамках городской программы реновации – необходимо было обеспечить электронный документооборот между девелопером и госзаказчиком. При этом в используемом решении было важно наличие электронной подписи (ЭП) и штампов в рабочей документации (РД). 

Изначально выпуск РД происходил во внутреннем архиве системы Vitro-CAD, затем документация передавалась госзаказчику. Одно из его требований – использование своих разработанных плагинов, выполняющих настройку PDF, но это приводило к потере времени на подготовку большого объема документации. В частности, один из плагинов выполнял конвертацию PDF в PDF/A (PDF/А-2b), что занимало много времени (PDF/A (PDF/А-2b)DF/A – это стандартизированный формат PDF ISO, который поддерживает архивирование файлов для будущего использования). Другой плагин отвечал за настройку подписания, а после – накладывал штампы на каждый лист документации. Этот процесс занимал много времени, периодически возникали ошибки, устранение которых также требовало ресурсов.

Тогда было принято решение о создании сервиса по выпуску рабочей документации для госзаказчика в Vitro-CAD, чтобы ускорить и оптимизировать процесс ее подготовки и передачи от проектировщиков к заказчику. Для этого важно было решить три ключевые задачи:

  1. Настроить подписание документации в архиве Vitro-CAD. 
  2. Предусмотреть хранение подписанных файлов. 
  3. Организовать передачу PDF-файлов заказчику.

Таким образом, улучшенный процесс обмена должен был сократить время на подготовку PDF-файлов и их подписание, а также в целом ускорить передачу документации. Проект включал в себя пять основных этапов. 

«Раньше подписание одного раздела занимало от 5 до 20 минут. При выпуске 20 комплектов РД заказчику требовалось не менее 2-х часов в день на обработку. Учитывая, что в среднем ежемесячно выпускается около 400 комплектов, это занимало до 2 тысяч рабочих часов. Новый подход позволил вдвое сократить затраты на подписание документации, высвободив более тысячи рабочих часов ежемесячно. В результате удалось полностью отказаться от ручного подписания через стороннее ПО госзаказчика, что существенно упростило и ускорило весь процесс.

Срок реализации проектов по реновации не изменился. Решение позволило автоматизировать ручной труд, экономия достигнута за счет снижения трудозатрат», – рассказали в ГК ПИК. 

Реализация проекта

Этап 1. Оценка и изучение работы плагинов 

Внедрение Vitro-CAD началось с тщательной оценки и изучения работы стороннего программного обеспечения (ПО).  Для того, чтобы отказаться от использования плагинов и перевести подписание документации в Vitro-CAD, необходимо было понять, как они работают и какую настройку выполняют в самом PDF.

Выяснилось, что подписание и сертификация, то есть защита PDF-файлов, работали нестандартным способом – с помощью встроенного механизма Adobe Acrobat. Для упрощения работы программы команда ПИК совместно с «Витро Софт» изучила процесс форматирования исходного PDF-файла в формат PDF/A (PDF/A-2b). 

Программа должна была работать так, чтобы встраивание подписей в PDF-документ происходило без потери его валидности. 

Этап 2. Поиск альтернативы для оптимизации PDF 

На этом этапе команда ПИК подбирала альтернативные решения для оптимизации PDF-документов, так как программное обеспечение госзаказчика имеет ограничение на объем загружаемых файлов: оно не принимает файлы размером более 200 МБ.

Поэтому требовался сервис, который, во-первых, позволил бы выполнять оптимизацию PDF-файлов, а во-вторых,  производил бы это действие на уровне сервера. Такое решение избавило бы пользователя от длительных ожиданий завершения конвертации. 

Этап 3. Разработка сервиса 

Создание собственного серверного приложения для ПИК позволило автоматизировать процесс подготовки PDF-документов. Это избавило пользователей от необходимости самостоятельно заниматься данной задачей и сберегло их время. 

Этап 4. Тестирование 

На этом этапе были проведены внутренние и внешние проверки работы системы. 

Внутреннее тестирование сотрудниками ПИК позволило  всесторонне оценить процесс и убедиться, что все требования заказчика удовлетворены. Внешнее тестирование происходило уже при участии сотрудников госзаказчика – застройщик передавал им подписанные файлы и просил подписать их собственными плагинами. Важно было обеспечить совместимость плагинов заказчика с разработанным сервисом – это позволяет второй стороне беспрепятственно подписывать полученные PDF-файлы своим плагином.

Этап 5. Интеграция 

Основная задача, которая стояла на данном этапе, – интегрировать сервис в существующий процесс согласования в Vitro-CAD для обеспечения автоматического процесса подготовки и подписания документации.

О новой технологии 

После успешного тестирования и интеграции приложения в систему Vitro-CAD процесс подписания документации между девелопером и госзаказчиком стал происходить в автоматическом режиме, что значительно упростило работу сотрудников.

Вы можете заказать презентацию Vitro-CAD.

Чтобы ускорить процесс подготовки документов по стандартам госзаказчика, был разработан сервис обработки рабочей документации, встроенный в хранилище данных Vitro-CAD. Он дал возможность преобразовывать PDF-файлы в формат PDF/A (PDF/A-2b) и заверять документацию электронной подписью (ЭП).

Результатом такой работы становится многостраничный PDF-файл со специальным набором атрибутов для добавления электронных подписей. На титульном листе документа размещен оттиск печати электронной подписи, а в левом углу каждого листа находятся штампы для госзаказчика. Эти штампы проставляются автоматически, когда сотрудники подписывают документы своими плагинами. 

При этом PDF-файл является сертифицированным, то есть, он защищен от внесения изменений, нарушения его полноты и целостности. В дополнение к этому здесь  присутствует штамп времени, который является обязательным для документов, подписанных электронной подписью, поскольку он подтверждает достоверность и сравнивает дату и время ее создания со сроком действия сертификата ключа электронной подписи. 

После успешного тестирования и интеграции приложения в систему Vitro-CAD процесс подписания документации стал происходить в автоматическом режиме, что значительно упростило работу сотрудников.

«С одной стороны, конкретно это решение актуально только для работы у госзаказчика. Но оно актуально для всех компаний, у которых эта организация является заказчиком (а эта вся Реновация Москвы).

При этом сам подход, что можно вносить некоторые графические отметки (то есть изменения) в уже подписанный файл, открывает массу возможностей для любых процессов, где требуется подписание и нанесение графических отметок. Но нужно отметить, что это не является супер важной задачей, большинство наших заказчиков, где есть ЭЦП, не обламываются работать в старом подходе с созданием отдельных копий подписанных файлов, и пометки наносят уже туда», – прокомментировали в «Витро Софт».  

Резюмируем 

Разработанный новый сервис, встроенный в Vitro-CAD, позволил отказаться от использования плагинов и сократил трудозатраты на подписание рабочей документации практически вдвое – в среднем на 1 000 рабочих часов в месяц. 

Скорость подготовки передачи документации от проектировщиков к заказчикам увеличилась на 50%: если раньше подписание одного раздела занимало 5-20 минут, то теперь этот процесс значительно ускорился. 

Таким образом, создание нового решения позволило отказаться от ручного подписания через стороннее программное обеспечение, значительно упростив и ускорив весь процесс. 

Узнать больше о  Vitro-CAD вы можете здесь.

Ранее портал Всеостройке.рф рассказал, как с помощью СОД Vitro-CAD  застройщик ЦДС смог сократить время на выполнение задач и повысить общую эффективность работы. 

Подписаться на новости портала Всеостройке.рф
Новости по теме
Беспилотные технологии на российской стройке: история, кейсы, перспективы применения в свете последних поручений президента

Разбираемся в статье, как беспилотники в стройке помогут сделать отрасль технологичнее. 

Дата публикации 14-02-2025 11:40
ПИК создал инструменты для повышения производительности BIM-проектирования — «Робота» R2 и PIK СheckUP

Полина Павлова, руководитель отдела внедрения по технологиям информационного моделирования ПИК, рассказала о создании и развитии собственных цифровых продуктов для BIM.

Дата публикации 14-02-2025 8:06
ПИК продал свою долю в IT-компании Rubetek

Долю застройщика, которая оценивается в 2,43-3,25 млрд рублей, выкупила инвесткомпания ERA Capital.

Дата публикации 13-02-2025 8:21
Утверждена крупнейшая серия стандартов по цифровизации ЖКХ и многоквартирных домов в России

Документы разработаны в рамках Перспективной программы стандартизации в области умных домов, зданий и сооружений на 2023 – 2030 гг. и утверждены приказами Росстандарта.

Дата публикации 11-02-2025 18:18
Последние новости
ЖК- лидеры по продажам в 2024 году

Редакция портала Всеостройке.рф составила рейтинг самых продаваемых массовых новостроек Москвы в прошедшем году.

Дата публикации 17-02-2025 18:35
Все о переоформлении коммунальных услуг

Редакция портала Всеостройке.рф о важных нюансах.

Дата публикации 17-02-2025 18:05
Вадим Варвянский освобождён от наказания по делу с обманутыми дольщиками

Редакция Всеостройке.рф разбиралась со скандальной историей ЖК «Новомарусино».

Дата публикации 17-02-2025 17:20
Как официально присвоить почтовый адрес дому или участку: пошаговая инструк...

Редакция портала Всеостройке.рф о необходимости и последствиях отсутствия адреса.

Дата публикации 17-02-2025 16:48
Всё о стройке

Независимая площадка девелопмента
России и стран СНГ

Мероприятия