Кейс: как застройщик 4D перевел приемку квартир на продукт «Базис.Ключи» от «Базис Недвижимость»

Редакция Всеостройке.pф рассказывает, как с помощью автоматизации приемки квартир сократить срок передачи проекта.

Рендер ЖК «Гранд Квартал» застройщика 4D

Застройщик 4D уделяет большое внимание качеству и уникальности своих жилых кварталов. Архитектура, благоустройство, работа с жителями — всё на высшем уровне. Поэтому когда компания решила сделать частью стратегии своего развития ставку на высокий уровень клиентского сервиса за счет внедрения цифровых решений, то задумалась о трансформации процесса передачи квартир и коммерческих помещений. Так началась история с сервисом от «Базис Недвижимость».

Продукт «Базис.Ключи» внедрили в пиковый момент, когда нужно было передать более 700 помещений, а процесс учета и устранения замечаний все еще велся вручную — в Excel и блокнотах. Сегодня расскажем о том, как это изменило работу компании.

С ростом объёма работ и появлением крупных объектов стало очевидно, что прежние методы учёта — Excel и бумажные акты — не справляются с задачей. Были сложности в структурировании данных и трудности во взаимодействии с подрядчиками. Требовалась система, способная обеспечить прозрачность, контроль и автоматизацию всех этапов работы.

Инициатором поиска и внедрения цифрового решения стал руководитель проектного офиса Иван Богомолов, хорошо знакомый со всеми нюансами процесса передачи квартир и устранения замечаний. После анализа рынка выбор пал на сервис от «Базис Недвижимость», который оказался оптимальным по функционалу и стоимости.

Почему «Базис Ключи»

На рынке на тот момент были сервисы, автоматизирующие только учёт замечаний, но не позволяющие использовать эти данные для предъявления претензий подрядчикам. Некоторые системы требовали оплаты за каждого пользователя, что было невыгодно при большом количестве подрядчиков. «Базис» же предложил более широкие возможности: интеграцию с подрядчиками, фотофиксацию дефектов, отслеживание статусов работ и прозрачную аналитику.

Перед внедрением команда сравнила предложения конкурентов по функционалу, стоимости и удобству. Ключевыми факторами стали цена и качество: «Базис» не только решил все текущие задачи, но и предложил дополнительные функции, которые пригодились в работе. Кроме того, вендор провел персональную презентацию продукта для руководства 4D, где ответил на все вопросы и показал, как сервис интегрируется в существующие процессы.

«На самом деле, подобных комплексных продуктов по передаче ключей на момент принятия решения было не так много, и думаю, что “Базис” стал примером для других сервисов по автоматизации процесса передачи. Такого сервиса, как у “Базис Недвижимость”, который бы функционально закрывал все потребности, я не встречал на рынке.

Поэтому решение приняли быстро — платформа сочетала удобный функционал и оптимальную стоимость, закрывая все наши основные потребности. Никакие другие решения на рынке не могли предложить такого уровня», — рассказал о подборе решения Иван Богомолов из 4D.

Обучение и поддержка

Запуск системы сопровождался услугой «Быстрый старт»: данные по объектам были загружены, сотрудники и подрядчики прошли отдельное обучение в дистанционном формате. Приложение оказалось простым в освоении, а техподдержка быстро реагировала на возникающие вопросы. Уже через неделю система работала в штатном режиме.

Как изменились процессы

Внедрение системы полностью изменило внутренние процессы компании.

Уведомления и фиксация замечаний. Раньше инженеры фиксировали дефекты в блокноте, затем вручную переносили их в акты, что занимало много времени и приводило к ошибкам. Теперь все замечания вносятся через мобильное приложение, сразу попадают в систему и доступны для всех участников процесса.

*Функционал клиентской приемки, “Базис Недвижимость”*

Взаимодействие с подрядчиками. Прорабы больше не тратят время на составление реестров и передачу информации подрядчикам. Все замечания, фотографии и метки на локациях фиксируются в сервисе, а подрядчики получают задания автоматически.

Теперь работа подрядчиков стала более прозрачной и контролируемой. В договорах есть формулировка, приравнивающая замечания, оформленные через сервис, к выданным на бумажном носителе, за нарушение сроков устранения замечаний предусмотрены штрафы. Несмотря на небольшое сопротивление (10-15% подрядчиков предпочитают работать через административный персонал), общий эффект положительный: оформление задач занимает не более 5 минут, ответственность фиксируется автоматически.

Контроль и аналитика. Система позволяет отслеживать количество устранённых замечаний, просроченных задач, эффективность каждого подрядчика. Руководство получает прозрачную картину работы в режиме реального времени.

*Аналитика и статистика, “Базис Недвижимость”*

Оптимизация трудозатрат. Ранее на администрирование уходило много времени и сил, теперь благодаря автоматизации и четкой структуре процессов один сотрудник справляется с задачами быстрее и эффективнее, высвобождая время для других рабочих задач.

Эффект от внедрения

Первые результаты не заставили себя ждать: заселение ускорилось в 2 раза, качество процесса заселения и отработки замечаний повысилось, руководство оценило прозрачность процессов, а клиенты — удобство и скорость отработки замечаний. Сейчас на этапе заселения жильцы при помощи личного кабинета могут самостоятельно видеть, на какой стадии находится приемка их квартиры.

*Передача ключей собственникам, архив 4D*

Сейчас активно используются три продукта: передача ключей, гарантии и строительный контроль.

«Для нас важно не просто сдать дом, а создать комфортную среду. Цифровые инструменты от “Базис” помогают сделать процесс по приемке квартир более удобными для наших покупателей: видеть сроки выполнения работ, отслеживать статус и оставлять замечания в пару кликов», — делится София Цихашева, ведущий бренд-менеджер 4D.

Гарантийное обслуживание

Для поддержки клиентов и работы с гарантийными случаями был выделен отдельный сервисный менеджер. Заявки поступают по телефону, электронной почте или через рекламацию, заносятся в систему и распределяются по проектам. Инженеры планируют задачи в календаре, проводят осмотр, составляют акты и направляют замечания профильным специалистам. Этот процесс во многом напоминает передачу ключей, но с учётом специфики гарантийных работ.

Вывод

«Система полностью адаптируется под нужды заказчика, включая возможность изменять виджеты на сайте. Интерфейс прост и удобен, а поддержка обеспечивает полную гибкость под любые пожелания», — рассказал Иван Богомолов из 4D.

Внедрение сервиса от «Базис Недвижимость» позволило компании не только повысить качество клиентского сервиса и упростить внутренние процессы, но и сделать работу с подрядчиками и жильцами максимально прозрачной и эффективной. Цифровизация стала неотъемлемой частью стратегии развития и конкурентным преимуществом на рынке недвижимости.