Уйти от мессенджеров: как упростить работу со счетами на этапе закупок с помощью «Майснаб»

Рассказываем, как сделать работу отдела закупок удобнее и эффективнее. 

Строительные процессы сопровождаются большим количеством документации, в том числе и на этапе закупок. Портал Всеостройке.рф выяснил, как автоматизировать работу отдела снабжения, чтобы сотрудники работали быстрее и эффективнее.

Что случилось 

Мессенджеры, почта, сообщения, звонки от прорабов, заявки на бумаге стали привычными способами обмена информацией у специалистов отдела снабжения строительных компаний – единого места для заявок и отчетов нет. Такое общение не только приносит неудобство снабженцем, но грозит потерей важной информации. Ведь собирать все данные, которые находятся в разных папках и других источниках, приходится вручную, на это уходит много времени, и есть риск ошибок из-за человеческого фактора. 

При этом отсутствует аналитика, поэтому сложно увидеть динамику расходов, прогнозировать потребности материалов на объекты  и оптимизировать бюджет. Становится затруднительно отслеживать сроки заявок, счета могут потеряться, сроки затягиваются, а вместо того, чтобы тратить время на поиск материалов по выгодной стоимости и лучших поставщиков, снабженцы тонут в бумажной волоките. 

Решение 

Решить проблему может комплексная автоматизация работы отдела. Например, с помощью сервиса «Майснаб», который предназначен для автоматизации снабжения в небольших строительных компаниях. 

Функционал сервиса закрывает весь бизнес-процесс с момента появления потребности в материалах и оборудовании на объекте до факта поставки. Здесь хранится вся информация о заказах и поставках – заявки, счета, которые доступны в любой момент времени. 

«Майснаб» объединяет специалистов отдела снабжения и прорабов, а руководители всегда смогут быть в курсе дел. На этой площадке прораб может создавать заявки по каждому проекту, снабженец автоматически увидит ее и возьмет в работу. Такое взаимодействие исключает ситуацию, когда прораб забыл заказать необходимый материал или оборудование, стройка «встала», а ответственность за простой легла на  снабженца. 

 

Как работает «Майснаб»

Когда возникает необходимость в закупке, прораб создает заявку, указывает наименование материалов и их количество, отмечает проект, плательщика и исполнителя, указывает название заявки и сохраняет ее.  Пока он не отправил заявку снабженцу, может редактировать ее неограниченное количество раз. 

Когда заявка отправлена, специалист отдела снабжения получит пуш-уведомление с контекстом «пришла новая заявка» и сможет приступить к работе. По завершении работы с заявкой он нажмет кнопку «завершить». 

Такое решение позволяет сделать прозрачным весь этап закупок. Снабженец видит, когда заявка передана в работу, кто ее запросил, на какой объект нужны материалы или оборудование, какие именно позиции требуются и когда их ждут на стройплощадке.

Файл счета от поставщика тоже загружается в «Майснаб», он распознает его за 5-8 минут, а затем программа перенесет счет в единый реестр. Когда тот потребуется, снабженец с помощью фильтров легко найдет нужный документ. А также получит исчерпывающую информацию о статусе его обработки: оплачен ли он, принята ли по нему доставка, и доехал ли материал в полном объеме. 

Во время приемки материалов  прораб сможет подгрузить копию закрывающей документации к счету в «Майснаб», а снабженец увидит, тот ли материал приехал на объект, и сможет сверить количество.

Для упрощения работы бухгалтерии «Майснаб» интегрировано с 1C, что позволяет выгружать все счета из платформы с детально распознанной номенклатурой и реквизитами компаний плательщика и поставщика. А контролировать процесс снабжения можно с помощью удобного мобильного приложения.

Сервис «Майснаб» используют компании с ежегодными закупками в среднем на 100 млн рублей и имеющие в своем портфеле до 10 объектов. Внедрение автоматизированного решения для отдела снабжения позволяет уменьшить риск ошибок на этапе закупок и сокращает время на обработку заказов, что в конечном итоге способствует росту производительности строительной компании.  

Ранее портал Всеостройке.рф рассказывал о преимуществах ведения заявок в сервисах для автоматизации снабжения.